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高效电子邮件的15个建议

你曾是否发电子邮件向一个陌生人寻求帮助?人们该如何写一封会被他人阅读并期待回复的电子邮件呢?又该如何高效的发邮件给这些人,而这些人可能已有大量的电子邮件了?

无论从个人还上商业上来讲,从生产效率和响应能力上讲,撰写一封有效应和效率的电子邮件是一种非常棒的能力。

大家工作都很忙,会经常收到篇幅超长,内容模糊,杂乱无章的电子邮件。讽刺的是,很多人会因为写了如此啰嗦冗长的电子邮件并占用他人的时间而感到心里有愧。

现在,我有一个小小的尝试,让大家再也不用接收这样的电子邮件,我们将很快明白,什么样的电子邮件是可取的,什么样的又是不可取的。我对这些有效的电子邮件做了一些有趣和有用的观察,尤其是:

给某人(比如,陌生人)发电子邮件时,什么事件是不能做的?
人们真正想阅读的是什么样的邮件?

这篇文章的目的是分享如何通过电子邮件尽可能高效地与他人沟通交流的一些建议,还包括为什么一些电子邮件不可取的缺点和问题。

假设

在我们深入讨论之前,先做一些假设:

  • 收件人可能会收到大量的电子邮件;
  • 收件人那里有你需要的东西,并计划通过电子邮件获得;
  • 你不熟悉收件人,即时是熟人或是亲密的朋友,但是这封电子邮件不同寻常。

我们写电子邮件的目标是:

  • 能够被阅读;
  • 能够被理解;
  • 不会惹恼收件人;
  • 不会花费收件人太多的时间。

电子邮件心理学

通常来说,发件人和收件人对事情的看法有极大的区别与不同。从发件人来讲,我们经常不去考虑收件人是谁,他的收件箱情况如何。让我们快速看下这两方吧:

观察收件人

  • 收到一大堆电子邮件;
  • 如果是社会名人,会经常收到很多恭维的电子邮件;
  • 没有太多的闲暇时间;
  • 如果事情很快,不会介意去帮助你。

观察发件人

  • 花更长时间精心加工一封自认完美超长的电子邮件;
  • 认为他们的需求是原始的,唯一的,明确的;
  • 认为他们是最先寻求这样的帮助的人;
  • 无法想象任何人会绕开他们;
  • 希望告诉别人事情的整个始末和每个细节,只有这样,人们才能明白他们的观点和立场。

正是由于这种分歧,难怪收件人只接收类似他们所写的电子邮件,而发件人则奇怪为什么他们的电子邮件根本没起作用或者没有得到期望中的答复。

现在,将我们自己置身于收件者一方(其实我们本身就是)。假如我们刚刚从假期回来,面对满满的收件箱时,人们有一些自然的习惯,我们要引起注意:

我们倾向于那些能被快速回复或处理的电子邮件。这意味着处理电子邮件最好只需要很小的工作量和思考;

当打开一封很长的电子邮件时,我们的直觉是马上关闭它,或是等我们之后有时间再来处理;

当一些人在电子邮件里想从我们这里得到某些东西,或叫我们买些东西,或需要我们一些时间,我们会马上变的警觉,会自然而然地说不,甚至某些的确对我们有好处的东西。

15个写出清晰,明确并有可能被回复的邮件的建议。

 

1.确定你所期望的结果

很多人对自己想要什么只知道个大概,但又不愿花时间细细想清楚。这是我们为什么最终写出模棱两可的电子邮件的原因。没有清晰的明白自己期望的需求和结果,再夹杂着各种混乱的想法,这样写出来的邮件不误导收件人才怪。

下列举4种类型的电子邮件:

a).自我完整的电子邮件。邮件本身就是一个观点。想告诉收件人一些事情,比如道贺或者通知。不必回复。

b).询问式邮件。需要收件人在形式上答复而获得某些东西。比如:建议,答案。回复是你想到的结果。

c).开放式对话。为了接下去的结果或益处,需要保持对话通畅。

d).行动式的邮件。目的不是为了回复,而是收件人一方的行动。比如:销售推广,或是友链交换请求。

你发送的电子邮件是什么类型的呢?你期望的结果是什么?

你的意图越清晰,关注就会越高,为了目标结果而写的电子邮件也越好,你也更有希望得到自己想要的结果。

2.快速回答,重点是什么?

人们想知道“你想从我这里得到什么?”快速回答这个问题。略去介绍,背景,恭维和细节,直接切入主题。用最少的词语清晰的描述。

如果有后序操作的必要,清楚告知对方如何进行下一步操作。

如果没有回复或者后序行动的必要,直接说“不用回复”。这样的回复就如同音乐一样悦耳。

3.清晰阐述优点

如果发出的促销邮件,就要确保描述清晰,让收件人容易理解各项优点。

太多的促销邮件单单关注发件人本身,关注这个活动有利于发件人的原因。如果你不表明动机,或是邮件很难阅读,收件人会向你说“不”,因为对双方来说都是浪费时间。

当然,要保证动机的现实性,公平交流,并确实会给收件人带来益处。再向他人交流之前请做好功课。从他们的角度出发,“你的帮助是否在点上?”

比如,向一个高调的比如像lifehacker这样的网站寻求友链交换是一个不公平的交易。这被定义为垃圾邮件。如果他们不显示其它网站的友链,也有可能不显示你们的链接。

4.记住要KISS

KISS是Keep it simple,stupid.就是说要简单,傻瓜(我本不想说这个)。

当我们发送一封很长很长的向收件了提出约会,或寻求帮助的时候,实际上是在表达“我不尊重你的时间”。向他们表明,你们珍惜他们的时间。所以应该将邮件长度变短,回复时更简单明了。

如果需要介绍自己,或都要表明为什么发这封邮件,那就写得越简单越好。

简略并不意味我们很枯燥。我们可以让我们的文字有创造性,在你个人认为合适地方大胆的加上虚线,但一定要简略。

5.精炼情节,直指事实

人们倾向于在邮件中写的很多。会感觉有一种强迫的愿望去描述所有的细节和揭开整个画面,从而确保接收者能完全理解整理情形。事实上,除非你对这个人非常了解,他们根本不会关心。

除非被要求,否则不必要详尽描述全部信息。简单直接指向事实,这会让邮件变得简单,简短。

6.看成是面对面的介绍

如果你刚在一个聚会上遇见一个新朋友,你会先开口跟他们闲聊你的生活吗?基本不会吧。通常情况下,一阵寒暄后,彼此都会停下说话。在邮件里,停下交谈等同于点击发送按钮。

将邮件中的自我介绍好比成现实见到一个人彼此的简短的寒暄,这是另一个保证邮件简短的窍门。

7.短信窍门

当我们使用黑莓或其它手机时,我们不可能像使用键盘那样操作流利,因此,我们会很快进入主题。

现在,就假装你在使用移动设备,你现在知道你的邮件应该是怎么样了吧?

8.避免过分的赞美

有些人会天真的认为,给出的赞美越多,被赞美的人更可能顺从或答应自己的要求,或为自己提供帮助。

由感而发,由心而发的赞美与过分赞美是不同的。人们对那些不真挚的言语和描述会感觉怪异,邮件中也同样如此。

诚恳的赞美,切记需要收件人行动的时候,赞美一定要简短。

9.个性化和生动化

个性化邮件会有相关的描述,快速陈述他们的网址,产品或者工作。称呼他的名字,签上自己的大名,还可以有一些友好的问候,比如“祝周未愉快”等等。

10.易于访问的链接

在你的签名中,可能会包括合适的网页,博客,文件或产品的网址。确保这些链接点击一次就能让收件人清楚的了解相关的信息。

11.用简单的英语

使用太正式或相关技术术语,会让非专业人士很难理解。而且,这样会让人感觉是法律文件或是垃圾邮件。这两个都不好。

就像说话时的那样,使用谈话英语来写,要真实,要现实。

极力表现专业好似在掩饰。用真实的声音吧,这让人更喜爱,更容易接受。

12.合适的字体

没有比看到满篇粗体文字让人眼睛感觉瞎了一样更坏的事情啦。这会让我立即关闭邮件,以此来保护自己的眼睛。

另外一些情况,字体由于太小或太大而难以阅读,也同样会让我们不想阅读这封邮件。
要清醒的知道你展现的字体大小。不要将整封邮件加粗,使用容易阅读的字体(比如:Arial),和标准的大小。不要过多的使用颜色,因为不能所有显示器都显示完好,会造成难以阅读。

13.正确的格式

使用标点符号,数字列表,简短段落,从而让邮件更加易读。不要过度使用高亮关键字(粗体或斜体)来表示重点或强调。

14.将问题最小化

在一封或多封邮件中,问题要问一些重要的,数量有限,并对自身有帮助的问题。一次性越是多问些没完没了的问题,你越是可能得不到回复,越是可能所有问题都得不到回答。

因此,用确切的问题取代那些普通的没完没了的问题吧。提问的时候要保持合理性,并有自己的思考。不要期望收件人会解决你所有的生活问题。比如:“怎样变成大富翁?”,“我如何才能成功?”。这样的问题太大,太泛了。要把这些问题转换成确切的,真正重要的问题。

你可以分开发一些额外的问题。关键是在不烦扰收件人的基础上保持双方交流的持续。

15.修整文字

就像修整花园一样,通读整篇邮件,删除不必要的单词,句子甚至是段落,从而达到你期望中的结果。

审核那些潜在模糊和不清晰的想法。你能用更少的文字重组句子让意思更加明确吗?找出那些与邮件主题无关的,不必要的文字,然后删除它们。

要点:
a).没有散漫的故事或者冗长的介绍。
b).快速进入主题。
c).明确下一步的行动。
d).表明益处。
e).恰当的字体和格式。
f).真诚,简单,清晰。
g).问题越少越好。
h).个性化,有自己的特点。

作为收件人,你会对哪些邮件懊恼呢?对高效邮件你有什么自己的建议呢?是否有创意性邮件的建议呢?在评论里和大家一下起分享你的想法吧。谢谢!

注:英文原文有些长,期间搞得我有些泄气了,断断续续用了近2个月的时间,总算是有始有终啦。翻译如有不准确,可参照原文

相关生词:
verbose 冗长的,啰嗦的
pitfall 陷阱,圈套;缺陷;诱惑
compliments 恭维,道贺,称赞
rambling 漫步的,闲聊的

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该日志由 byhard 于2012年09月13日发表在 互联网, 翻译 分类下,
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高效电子邮件的15个建议:目前有32 条留言

  1. 20楼
    即时比分:

    抢个沙发,谢谢分享

    2012-09-13 13:16
  2. 19楼
    男装:

    写的很细致~~~

    2012-09-13 14:24
  3. 18楼
    网络营销:

    其实还是要从用户的体验入手!

    2012-09-13 16:28
    • byhard:

      无论何种营销,产品的本质核心,还有用户的体验是最重要的,相信你一定很有心得。

      2012-09-16 09:26
  4. 不错

    2012-09-13 18:47
  5. 16楼
    008影院:

    呼呼。 看完才发现发电邮也很有讲究 = =

    2012-09-14 05:06
    • byhard:

      是的啦,越简单的推销邮件,越会有人阅读,反之,直接丢弃的。

      2012-09-14 08:43
  6. 15楼
    356688:

    我的博客写了几天就散伙了,实在没什么好写的,看了你的博客才知道,我只是个打酱油滴!

    2012-09-14 09:09
    • byhard:

      贵在坚持,也要勤于思考啊。

      2012-09-14 09:15
  7. 14楼
    标语大全:

    好邮件还讲究这么多细节

    2012-09-14 10:03
  8. 不错的建议,值得好好研究下

    2012-09-14 10:14
  9. 12楼
    土木坛子:

    国内用邮件多吗?国人喜欢用QQ.

    2012-09-14 14:42
    • byhard:

      工作上邮件可能用的多些,而且往往是大企业。即时通讯就用QQ啦。

      2012-09-14 15:33
  10. 主要要是有好的方法。。。。。。

    2012-09-15 14:39
  11. 写的不错,学习了

    2012-09-15 16:32
  12. 9楼
    汕头seo:

    真的很有道理,会多来看看!

    2012-09-15 17:39
  13. 是好东西,好文章,欢迎回访!多来学习!

    2012-09-15 17:39
    • byhard:

      平常会翻译些有实际意义的文章,供大家分享。谢谢你的评价。会回访的。

      2012-09-16 09:25
  14. 7楼
    破碎机:

    邮件都能有这么多说法,真是全面呀

    2012-09-17 10:11
  15. 写邮件也是技术活,不然不回你邮件!

    2012-09-18 10:06
    • byhard:

      是的啊,邮件营销更是如此啊。

      2012-09-18 11:15
  16. 没有真正的尝试过。现在电子邮件营销应该比以前好些了吧。

    2012-09-19 16:15
    • byhard:

      只能说邮件营销越来越多,越来越烦人,如何在这么多的电子邮件中突出自己邮件的价值,这才是值得思考的东西。

      2012-09-19 17:24
  17. 来溜达溜达。

    2012-09-28 09:40
    • byhard:

      谢谢支持啦。

      2012-09-28 12:07
  18. 地板
    潜行者m:

    我发邮件请教的时候,一般遵循一下几个规则:

    1,用最准确简练的一句话描述这个邮件的主要内容,写在标题中。
    2,去掉固有的无用的书信格式,一个称呼,直接切入主题,没有什么多余的文字。
    3,然后完了

    2012-10-20 00:12
    • 哈哈,第三点特别好~~然后……写完了

      2013-02-06 00:11
      • byhard:

        呵呵,挺幽默。

        2013-02-06 08:32
  19. 老大,你的文章不得不说又犀利了啊,哈哈,写的真心不错,加油!

    2012-10-20 19:52
    • byhard:

      谢谢夸奖,你们的鼓励是我的动力,谢谢支持。

      2013-02-27 08:26
  20. 沙发
    zemEffile:

    . . .

    2013-02-27 05:42
    • byhard:

      。。。

      2013-02-27 08:27