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英文邮件的5点建议

收发邮件的目的是为了沟通交流。发件人需要收件人能够明白理解,就需要让发出的信息越容易理解越好。写邮件是发件人,而不是收件人,所以写好邮件是发件人的工作,而不是收件人的。但是,经常会发现收件人花很多的时间做很多的工作去理解一封邮件(这并不仅仅是语言上的问题)。通常,发一封“糟糕”的邮件给收件人,意味着对收件人的不尊敬,是不礼貌的。发件人的敷衍了事却给收件人带去了大量的工作。

下面是关于发送邮件最佳方式的5点建议,这些能让大家的工作都变的容易。

1.主题,抄送,密送

当写一封邮件时,顶部会有一栏叫“主题:”。主题是告诉收件人在不阅读整个邮件的情况下,就能知道邮件大致关于哪个方面。这也方便他们整理他们的邮件。邮件要有一个有意义的主题,比如:“我的12345号家具订单”,“家庭作业:现已完成”等。不要只写诸如“你的邮件”,“邮件”这样的主题。这样的主题没有什么帮助。当然,如果你有一个主题,并且收件人通过“答复”按钮答复你时,你的主题会被自动加上(主题前面加上“答复”两字)。

邮件的最上方一般还会有两栏:“抄送”(Cc)和“密送”(Bcc)。被抄送的邮件地址将会收到一封这个邮件的拷贝,并且原始的收件人可以看到这个被抄送的邮件地址。同样,被密送的邮件地址也会收到这封邮件的拷贝,但是原始的收件人却不能知道你还将这封邮件发送给了其他人。

2.在必要的时候才使用附件

电子邮件可以有两种不同的形式:

1)文本格式;2)附件形式

通常的邮件格式都是文本形式。而附件是你电脑上的文件附加在你的邮件上,比如Word文档或者gif图片。如果收到的只是文本格式的邮件,你可以立即阅读邮件的内容。如果收到的是一个附件,你就不得不用正确的应用程序(比如Word或者Photoshop)“打开”附件。带附件的邮件通常会有一些问题,包括:

1).收件人可能没有打开附件的应用程序。
2).附件可能包含病毒(所以一些人不喜欢打开附件)
3).一些大的附件需要花很多时间去下载,尤其在手机上使用时。

很多人不喜欢接收附件。通常,发送文本格式会好些。务必在不可能发送文本格式邮件的时候,并且要确保收件人同意的情况下才发送附件给收件人。

3.谨慎使用大写字母

任何情况下都要不使用“大写字母”。在英语中,使用大量的大写字母是不礼貌的。事实上,人们很难阅读大写字母的文本。没有一本书是完全是大写字母的。全部使用大写字母感觉是在“嚷嚷”,就好像是大喊大叫。为什么大字字母的阅读比较困难呢?看这两个词:1).ENGLISH(大写字母);2).English(头字母大写+小写)。第一词没有什么“外形”…,就像简单的矩形。第二词有一些形状…,有起有落。当我们阅读时,尤其是在快速阅读时,我们读的是词的形状。我们不会去读每个单独的字母。“ENGLISH”和“SPANISH”的形状非常相近。对于主题来说,使用大写字母可能容易接受。但在内容里面描述重要文本时一定不要使用大写字母。使用(*)号,比如*this*,或者使用粗体。

4.注意每一个缩写

btw 是 by the way 的缩写,damhik 是 don’t ask me how I know 的缩写。在双方都知道缩写词意义的情况下,使用缩写词是节省了打字的时间的好方法。但是,如果收件人不能很好的理解你的缩写词,那么你们就无法成功的沟通。

5.签上你的名字

把你的名字写在你邮件的下方,这是非常好的,而且显得非常有礼貌。你甚至可以加上其它诸如地址,电话,传真等信息,这对商业往来尤为重要。你也可以创建一个“签名”,这样你可以在所有的邮件上都加上。很多邮件服务都会让你创建一个“自动签名”,让它出现在你发送的每一封邮件上。

本文由byhard翻译自englishclub,原文请看5 Tips for Easy Email

本文固定链接: http://www.byhard.com/?p=511 | 海纳百川

该日志由 byhard 于2012年05月04日发表在 互联网, 翻译 分类下,
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英文邮件的5点建议:目前有39 条留言

  1. 20楼
    邓忠胜:

    邮件营销现在很容易进垃圾邮箱了,还有就是最好不要使用附件这个我同意,因为企业主没多少时间还得下载一来看你得东西,简单得更好哟,,,欢迎博主去我那做客哟

    2012-05-04 16:22
    • byhard:

      是的,我就怕附件里面有病毒,所以一般有附件的我都不会打开,除非是认识的。已过去留言啦,欢迎互访。

      2012-05-04 16:34
  2. 19楼
    TC:

    居然没占到沙发,哈哈。

    2012-05-04 17:33
    • byhard:

      呵呵,板凳也是一视同仁的。

      2012-05-04 19:22
  3. 就跟用纸写信一样就行了嘛

    2012-05-04 17:35
    • byhard:

      哈哈,都是写信,说的没错。

      2012-05-04 19:22
  4. 17楼
    行畔博客:

    诶,邮件难写啊

    2012-05-04 17:43
    • byhard:

      呵呵,用心去做,一切都会变的简单啦。

      2012-05-04 19:22
      • 恩,坚持就会变成质变!

        2012-05-05 20:47
  5. 16楼
    杨祖江:

    最不喜欢写的就是英文邮件

    2012-05-04 21:33
  6. 15楼
    挨踢小茶:

    商务邮件最常见的应该是FYI了。
    增加一点:被发送的人是需要对邮件做出相应的(回复或执行),被抄送的人只是需要知道这件事情,而不做任何实质操作。而密送一般是比较敏感的邮件,不希望大家看到密送的人的名单,或者不希望密送人之间互相知道对方(例如给不同供应商发邮件,又不希望供应商知道彼此是谁)。

    2012-05-04 23:22
    • byhard:

      分析的很好啦,经常的邮件交流运用起来也会得心应手。

      2012-05-05 07:03
  7. 给力

    2012-05-05 10:18
  8. 发邮件也很讲究呀,要美观和易理解!

    2012-05-05 11:21
    • byhard:

      嗯,最终的目的是为了能够交流清楚。

      2012-05-05 11:22
  9. 还没有写过英文的邮件呢!嘿嘿!

    2012-05-05 11:33
    • byhard:

      呵呵,以后有机会的哦。

      2012-05-05 11:40
  10. 11楼
    线路板:

    英文都忘得差不多了
    成困难户了都

    2012-05-05 13:06
    • byhard:

      英语如果不用的话,真的会忘记的很快。我平常每天都会读一两篇英文的文章或新闻。总之,是一个积累的过程。

      2012-05-05 20:01
  11. 还是蛮细节化的讲解~!~

    2012-05-05 16:21
    • byhard:

      欢迎你的光临,你的站很不错哦。zblog讲的很全面。

      2012-05-05 20:03
  12. 现在读英文都有点困难了,有时候碰见了真是头疼啊

    2012-05-05 17:05
    • byhard:

      呵呵,多看看就会了。

      2012-05-05 20:05
  13. 8楼
    小云子:

    我的英文不怎么样

    2012-05-05 17:41
    • byhard:

      英文是学出来的,练出来的,大家一开始都一样,只要去努力坚持都会变得可以的。

      2012-05-05 20:09
  14. 来支持下!

    2012-05-05 21:07
    • byhard:

      谢谢啦。

      2012-05-05 21:20
  15. Found your website from Google, thank you for the informative read.

    2012-05-05 23:25
    • byhard:

      You are welcome.

      2012-05-06 08:46
  16. 很详细,来学习了!

    2012-05-06 09:37
    • byhard:

      欢迎常来。

      2012-05-06 09:41
  17. 很详细的讲解,这对英文邮件营销和外贸人员很实用

    2012-05-06 10:14
    • byhard:

      嗯,希望大家都有所收获。

      2012-05-06 10:41
  18. 地板
    邯郸论坛:

    收藏了。

    2012-05-06 10:15
    • byhard:

      欢迎你的光临。谢谢!

      2012-05-06 10:42
  19. 板凳
    Yong:

    我们公司有自己的邮件系统,吼吼

    2012-05-08 14:08
    • byhard:

      嗯,大公司都会有自己的邮件服务器,一般不会用商业的服务器,怕数据泄露吧。

      2012-05-08 14:42
  20. 沙发
    sunny:

    没写过英文邮件,哎….现在才开始学呢

    2012-05-31 09:27
    • byhard:

      不错,有一个使用英语的好环境,熟能生巧,加油!

      2012-05-31 10:32